Koliko stvarno košta BI projekt — i gdje se budžet izgubi
Na pitanje koliko košta projekt implementacije sustava za poslovno izvještavanje nema niti iole preciznijeg odgovora bez poznavanja opsega.
Isti opis potrebe — “želimo nadzornu ploču za upravu” — može značiti dva tjedna posla ili godinu, ovisno o tome iz koliko sustava podaci dolaze, u kakvom su stanju i je li itko definirao što se točno mjeri.
Ono što se može opisati bez poznavanja opsega je struktura troška – ona je kod svakog BI projekta ista i ne mijenja se s dobavljačem. Ako je poznajete, možete pročitati bilo čiju ponudu — uključujući ponudu koja nije naša — i vidjeti što u njoj nije rečeno.
Četiri stavke od kojih se sastoji svaki BI projekt
Prva stavka su licence — alat za vizualizaciju, baza podataka, po potrebi platforma za integraciju. To je jedini dio troška koji je javno dostupan i lako usporediv, zbog čega mu se posvećuje daleko najviše pažnje. U ukupnom trošku projekta licence su tipično manji dio od implementacije, a rasprava o njima pojede nesrazmjerno mnogo vremena.
Druga stavka je implementacija — analiza, definiranje pokazatelja, priprema podataka, izrada izvještaja, testiranje. To je u pravilu najveći dio računa i jedini o kojem se stvarno pregovara.
Treća stavka su interni sati. Ljudi iz vaše tvrtke moraju objasniti procese, definirati pokazatelje, potvrditi da su brojke točne i naučiti koristiti sustav. Ta stavka ne dolazi ni na jednoj fakturi, ne pojavljuje se u ponudi i zato se gotovo nikad ne planira. U projektima koje smo vodili to je često bila najveća pojedinačna stavka ukupnog troška — i najčešći uzrok zastoja, jer se očekivalo da će se odraditi “usput”.
Četvrta stavka je održavanje. Podaci se mijenjaju, sustavi se nadograđuju, potrebe rastu. Godišnji trošak održavanja postoji uvijek i pitanje je samo je li planiran ili se pojavi kao neugodno iznenađenje u drugoj godini.
Ponuda koja pokriva samo prve dvije stavke nije pogrešna — samo je nepotpuna. Ako je čitate kao ukupan trošak vlasništva, ostavili ste sa strane dobar dio troškova.
Zašto ponude za “isti” projekt variraju trostruko
Kad tri dobavljača na isti opis potrebe daju tri bitno različite cijene, prva pretpostavka je da neko precjenjuje. Češće je istina da tri ponude opisuju tri različita projekta.
Najveća razlika obično je u tome je li provjereno stanje ulaznih podataka. Ponuda koja pretpostavlja da su podaci uredni bit će niža od ponude koja u opsegu ima čišćenje i usklađivanje — i bit će točna samo ako pretpostavka drži.
Druga razlika je tko piše definicije pokazatelja. Ako to radi dobavljač, u ponudi je više dana analize. Ako to radi klijent, ponuda je niža, ali posao nije nestao — samo je prebačen na interne sate koje nitko nije izbrojao.
Treća je prijenost postojećeg stanja u novi sustav. Migracija povijesnih podataka u upotrebljivu strukturu često je zahtjevnija od izrade samih izvještaja, a u opisu potrebe se rijetko spominje.
Četvrta je obuka i prijenos znanja. Ponuda koja završava tehničkom isporukom je niža od one koja uključuje obuku korisnika i prijenos znanja na vaš tim. Razlika u cijeni je nekoliko dana rada, a razlika u ishodu je između sustava koji se koristi i sustava koji je implementiran.
Kad uspoređujete ponude, korisnije je usporediti pretpostavke nego brojke. Ponuda koja eksplicitno navodi što pretpostavlja obično je realnija od one koja to ne čini, čak i kad je viša. Ponuda bez navedenih pretpostavki nije jeftinija — samo je neizvjesnija.
Pet mjesta gdje budžet ode preko
Poredano po tome koliko ih često vidimo, ne po veličini štete.
1. Stanje ulaznih podataka nije provjereno prije ponude
Otkriva se u implementaciji, kad je opseg već fiksiran. Provjera stanja podataka traje dan ili dva i najjeftinija je stvar koju možete napraviti prije potpisivanja bilo čega.
2. Pokazatelji se definiraju tijekom implementacije, a ne prije
Definicija koja se mijenja nakon što je izvještaj napravljen znači ponovnu izradu, a ne ispravku. Tri takve promjene i projekt je izgubio mjesec dana nepovratno.
3. Broj izvora naraste nakon početka
Najčešće ne zlonamjerno — jednostavno se u razgovoru ispostavi da postoji još jedna tablica koju vodi jedan odjel, a bez nje slika nije potpuna. Svaki novi izvor nosi svoje mapiranje, čišćenje i testiranje.
4. U budžetu je samo implementacija, ne i održavanje
Trošak se pojavi u sljedećoj proračunskoj godini, kad projekt više nije investicija već operativni trošak koji se nije planirao.
5. Nema internog vlasnika projekta
Ako svaka odluka o definiciji ili prioritetu čeka sastanak na koji nije jasno tko poziva, projekt se ne zaustavlja nego se produžava. Produžetak je trošak i kad se ne mijenja opseg.
Kako smanjiti rizik prekoračenja
Jedna stvar mijenja ishod više od svih ostalih: veličina prve isporuke. Projekt koji prvi mjerljiv rezultat daje nakon devet mjeseci nema mehanizam korekcije.
Prva prava povratna informacija dolazi u trenutku kad je svaka promjena skupa.
Projekt koji prvi rezultat daje u četiri do šest tjedana — jedan izvještaj, u produkciji, s imenovanim korisnikom — daje priliku da se smjer korigira dok je to još jeftino. Time se ne skraćuje ukupno trajanje, ali se bitno smanjuje vjerojatnost da se na kraju isporuči nešto što nikome ne treba.
Drugo je fiksiranje opsega po fazi, a ne za cijeli projekt. Opseg cijelog projekta koji se fiksira na početku fiksira i sve pretpostavke koje na početku nisu bile provjerene.
Treće, i najmanje tehničko: imenovan interni vlasnik s ovlaštenjem da odlučuje. Ne koordinator koji prenosi pitanja upravi, nego osoba koja može reći da je definicija prihvaćena. Projekti u kojima ta osoba postoji rijetko prekorače rok zbog organizacijskih razloga, a projekti u kojima ne postoji ga gotovo uvijek prekorače.
Cost of doing nothing
Svaka rasprava o cijeni BI projekta vodi se protiv implicitne alternative koja se rijetko izračuna: nastaviti kao do sada.
Ta alternativa nije besplatna. Ima svoj mjesečni trošak u satima koje ljudi troše na ručnu pripremu izvještaja i ima svoj rizični trošak u odlukama donesenim na zakašnjelim ili nepouzdanim brojkama.
Prvi se može izračunati precizno — zbrojite sate, pomnožite s internim satom i s dvanaest.
Drugi se može procijeniti po redu veličine, kroz pregled odluka iz zadnje dvije godine koje su se pokazale pogrešnima zbog podataka.
Bez tog broja svaka ponuda izgleda skupo, jer se uspoređuje s nulom. S njim se uspoređuje s nečim stvarnim.
Naše je iskustvo da je rizični dio gotovo uvijek veći od troška sati i da se gotovo nikad ne izračuna.
Šest pitanja za dobavljača prije potpisa
Ova pitanja možete postaviti bilo kome – mi ih smatramo korisnima upravo zato što se ne odnose samo na nas.
Je li provjereno stanje ulaznih podataka i na temelju čega je nastala procjena?
Tko piše definicije pokazatelja i je li to u opsegu?
Koliko internih sati očekujete od nas i u kojim fazama?
Što je prvi mjerljiv rezultat i kada ga vidimo u produkciji? Što se mijenja u cijeni i roku ako se pojavi novi izvor podataka?
Što točno pokriva održavanje i po kojem modelu se naplaćuje?
Dobavljač koji na ova pitanja odgovara konkretno je vjerojatno pošteno procijenio. Dobavljač koji ih doživi kao nepovjerenje odgovorio je na najvažnije od njih.
Kako doći do realne procjene
Procjena bez pregleda izvora podataka je pogađanje, koliko god iskusan bio onaj tko pogađa. Broj izvora, njihovo stanje i jasnoća definicija određuju cijenu više od odabira alata.
Ako vam treba raspon s kojim možete raditi, a ne broj iz zraka: u kratkim konzultacijama prolazimo koliko izvora imate, u kakvom su stanju i što točno želite mjeriti — i na temelju toga kažemo koliki je posao i gdje su glavni rizici. Javite se preko kontakt forme ili na +385 1 2430 700.